Du ska ha lite folk över på middag. Inget märkvärdigt, några vänner; någon har ny partner, någon är singel igen, ett par som du känt i evigheter är här i stan bara över helgen, deras dotter som bara var en bebis senast ni sågs måste har börjat gå nu. Du suckar sentimentalt.

Tiden går, dags att börja med maten. Vegetarisk lasagne, inget märkvärdigt. Men det är ändå en del som skall fixas. Du börjar med att se över köket och köksutrustningen; arbetsbänkar och ergonomi är lugnt, här uppfyller du med marginal alla regler, det är gott om plats att röra sig runt, inga obekväma arbetsställningar, inga tunga lyft. Inga truckar, så du behöver inte stålhätta på skorna. Kniv, sax och skärbräda har steriliserats i enlighet med alla myndighetskrav, i EU, USA, och flera andra delar av världen, alla områden där gästerna kan tänkas komma ifrån. För att undvika misstag och förebygga olyckor och problem med slutprodukten (lasagnen) finns det i ditt hem standardiserade rutiner för att hacka lök, skiva zucchini, och alla andra arbetsmoment. Innan du plockade fram utrustning och matvaror har du tagit prover runtom i köket för att säkerställa att det inte finns oönskade mikroorganismer någonstans.

Du lämnar köket för att gå på toa, lite nervös inför kvällen. Tvättar händerna noga med tvål och vatten, och avslutar med etanol. När du kommer tillbaka inser du vid tröskeln att köket är en säkerhetsklassad zon. Du tar på dig nya skoöverdrag och byter hårnät. Spritar händerna en extra gång. Inget märkvärdigt.

Tiden går, och ännu har du inte skurit en endaste liten morot. Ugnen! Du svär högt och uppfinningsrikt över att du har glömt att sätta på ugnen. Du tittar på klockan – och pustar ut. Skönt, du är fortfarande inom uppsatta gränser för initiering av uppvärmningsfasen. Vrider upp temperaturkontrollen till 200 grader, kontrollerar att rätt program är inställt, gör en bekräftande notering i protokollet.

Och så här skulle kvällen fortsätta, om vardagssysslor följde samma regler som läkemedelstillverkning. Rutiner, dokumentation, protokoll, instruktioner, och good practices av olika slag (till exempel GMP) känns redan, efter bara en månad som trainee, som en naturlig del av vardagen. Octapharma, och andra läkemedelsföretag, styrs av en mängd lagar och regelverk som i första hand är till för att skydda patienterna. Verkar exemplet här ovanför absurt? Tänk då på vad som står på spel. Den produkt vi tillverkar skall hjälpa sjuka människor, och finns det brister kan konsekvenserna bli ödesdigra. Och eftersom det är mänskligt att göra fel krävs kontrollsystem, noggrannhet och väldigt mycket kvalitetsarbete.

Den som jobbar här måste ha stor ödmjukhet inför vad det dagliga arbetet innebär, vilket ansvar som följer med även enkla uppgifter, och att misstag inte kan korrigeras lika lätt som en slarvigt tillagad lasagne.

During the trainee program I’ve had a lot of time to think about the above question. The input to my thoughts has been both assignments during the Trainee Summits, literature and of course meeting the different leaders and managers in the organization. It is a huge opportunity to work with as many managers as we do during these 18 month; from the shift leaders we work with in production, the department managers we report to at every new placement to the monthly lunches with our General Manager.

To work with so many leaders at different levels in the organization really gives you a smorgasbord of great leadership examples to learn from. Leaders are individuals like everyone else with different qualities, experiences and different groups to led, so of course their way of doing their job will be different.

Previously I’ve been under the impression that being a good leader is a lot about yourself, identifying and developing your own “leadership toolbox”. And of course it has a lot to do with who you are and to work on your own personal traits, but I’ve recently realized how much being a good leader has to do with knowing and understanding the people reporting to you.

To me, the best leader is the person who recognizes the individuals in a group and what they need from you to perform their best, rather than what you need from them. This person knows their employees potential and makes you see your own potential. Like when you walk into your boss’s office to get an answer and after getting a few well though through questions end up finding the solution yourself. Isn’t that the greatest feeling? You walk away feeling good about yourself and bringing a lot of new self-confidence into your next task.

Of course there are a lot of other characteristics and behaviors you are looking for in your dream boss. But I would like to recommend a very simple book about leadership called the One Minute Manager by Ken Blanchard and Spencer Johnson. The principle of the book is that if the employee is really sure of what his or her responsibilities are the manager’s job will be done and she or he can spend their time doing other things than following up on their employees work all the time. This is accomplished by setting one-minute goals and performing one-minute praisings and one-minute reprimands. I love the simplicity of the model, and weather you believe in it or not it gives a new perspective of what a manager is.

I wouldn’t say that we have a lot of One Minute Managers at Octapharma, but one big advantage you have as a trainee is that you get to work for every manager, before you apply for a permanent position at his or her department. That is an opportunity you don’t usually get when you apply for a new position. And now when we’ll soon start looking for our future role at Octapharma that is a very interesting aspect to take into consideration.

Have a great week!

Hanna

Det här är som ett eget litet universum, tänker jag när jag går genom matsalen efter två veckor som trainee på Octapharma. En hel värld, trots att vi bara upptar ungefär ett kvarter, längst västerut på Kungsholmen i Stockholm. Vår fabrik är ett komplicerat maskineri, en uppsättning olika avdelningar, människor, maskiner, funktioner och roller som interagerar med varandra i bestämda mönster.

Innan jag kom hit arbetade jag som doktorand (inom biofysik) på Stockholms universitet, och det finns många likheter, en stor arbetsplats på ett avgränsat område, med anställda som gör väldigt olika saker men ändå arbetar inuti samma övergripande struktur. Men jag upplever att forskningsgrupper på ett universitet är lite mer självstyrande, lite mer isolerade, alla har inte en gemensam agenda.

I ett företag måste alla på något sätt jobba mot samma mål, och i ett sådant här mikrokosmos måste de grundläggande lagarna vara noga kalibrerade, folk här på Octapharma är totalt beroende av varandra. Det finns det formella, med dokumentation, valideringar och mångdubbla kvalitetskontroller, som är det skelett som bär upp den organism som är fabriken. Och så finns förtroende och kommunikation, själva köttet, det som gör att allting flyter smidigt, och som ger flexibilitet och möjlighet till förändring och anpassning.

Och här, i matsalen, omklädningsrummen och korridorerna, i labben, vid autoklaverna och framför frystorkarna, här handlar samtalen om regler, procedurer, och myndighetskrav, men också om supporterkultur på en fotbollsmatch i Belgrad, det kommande museibesöket med konstföreningen, eller vilket som egentligen är Lidköpings största rockband.

Jag heter Johannes, och mitt starkaste intryck från de första trainee-veckorna här på Octapharma är människorna som jobbar här, och hur de samverkar med varandra. Här på bloggen kommer jag att skriva regelbundet, och min förhoppning är att kunna berätta om hur det är att vara trainee, och något om vad som pågår innanför väggarna på ett stort läkemedelsföretag. Men jag är också intresserad av skillnaderna mellan att jobba med life science i industrin respektive akademin, och hoppas kunna säga något om det. Synpunkter och kritik välkomnas. Väl mött!

Hej på er!

Nu har jag överlevt mina första 2 veckor som Stockholmare; ta tunnelbanan i stället för spårvagn och hitta till Ica Maxi, gymmet och fler viktiga ställen. Men det mest intressanta som jag har gjort det sista 2 veckorna var att börja som Corporate trainee på Octapharma.

Det har varit mycket att se och lära sig, nya människor som är intresserade av att lära känna dig och berätta för dig vad de gör inom företaget.

Traineeresan började med en introvecka i Wien, där alla 10 Corporate trainees träffades och lyssnade på föreläsningar från chefer och ledarpersoner inom företaget. Vi fick även en bra rundvandring runt produktionen och labben de har där.

Det var väldigt kul att träffa alla traineerna igen, för på traineedagen (sista steget i rekryteringsprocessen) när vi träffades sist var det väldigt mycket nervositet i luften. Dagarna vi spenderade i Wien var ganska schemalagda, men vi hade ändå tid att mingla och lära känna varandra bättre, i slutet tyckte jag det var synd att vi inte kommer att spendera mer tid tillsammans, eftersom vi kommer att jobba i olika länder.

En sak som jag tyckte var väldigt bra och som jag inte hade förväntat mig var hur många högt uppsatta personer inom företaget som la tid på att komma och träffa oss, man kände sig varmt välkommen i företaget och man såg hur mycket folket inom företaget bryr sig om oss traineerna – väldigt positiv atmosfär.

Efter corporate introveckan fick vi traineer i Stockholm en introvecka på siten, som innebar att träffa ännu mer folk och lyssna på fler intressanta föreläsningar och gå baskurser som behövs på en arbetsplats som detta.

De sista 2 veckorna har varit väldigt roliga, jag har känt mig varmt välkommen och ser fram emot att börja min första rotation inom produktionen nästa vecka.

-Halldis

Om ett par veckor kommer min traineeklass att ha vår sista Trainee Summit. Till dess har vi i grupper fått i uppgift att förbereda en workshop som vi ska genomföra med de andra i klassen som deltagare. Min grupp ska göra en workshop på temat Emotionell Intelligens (EQ), som har varit ett återkommande tema under hela programmet – både i rekryteringsprocessen till programmet och under tidigare Summits.

Det finns spaltmeter skrivna om Emotionell Intelligens för den som är intresserad av att läsa, men i korthet handlar det om hur man identifierar sina egna och andras känslor, att sätta ord på dem och agera utifrån dem i sociala situationer. Väldigt förenklat så skulle vi kunna jämföra det med det som vi kallar social kompetens. Och just för att det har varit en så stor del av det vi gjort under programmet så känns det både roligt och utmanande att försöka sätta ihop en workshop kring ämnet.

Att vara trainee handlar mycket om att arbeta med sig själv och genom att ständigt utvärdera sin egen prestation på de olika avdelningarna samt bli utvärderad så lär vi oss mycket om oss själva. Vi lär oss i vilka situationer vi fungerar bra och när vi inte gör det. Sedan får vi våra coachingtillfällen samt Summits att fundera på och diskutera hur vi kan hantera utmanande situationer bättre och fortsätta utvecklas.

Under min senaste coaching så pratade vi just om hur mycket vi har utvecklats det senaste året, och att vi genom att ha mål för vår utveckling undermedvetet jobbar med dem även om vi inte dagligen aktivt tänker att: Idag ska jag förbättra min Emotionella Intelligens. Något vi också pratade om var hur synd det vore om vi helt tappade det här tänket när vi om sex månader är klara med programmet. Jag kan tänka mig att det lätt blir så när vi får våra första riktiga tjänster och man kastar sig huvudstupa in i alla nya arbetsuppgifter, att tiden för reflektion blir lidande.

Därför hoppas vi att vi under vår workshop kan komma med praktiska tips och råd på hur vi alla kan fortsätta jobba med vår egen utveckling efter programmet. Så att det inte blir som när man varit på en kurs och kommer därifrån med stora visioner som snabbt drunknar i vardagens alla måsten. Förutom dessa praktiska tips så hoppas jag att vi kan försöka påminna varandra och hjälpas åt för att faktiskt hålla det här arbetet igång.

Som med mycket annat är det lätt att säga hur man ska göra, men en annan sak att leva upp till dem. Så vi får se hur det går, men det finns ju en psykologisk effekt i att berätta för många om sina planer, och att det då är större chans att det blir av. Vi får se, jag får återkoppla framöver och berätta hur det faktiskt blev.

Hoppas alla får en trevlig vecka!

Hanna

Jag tänkte passa på att tacka alla härliga studenter som kom förbi vår monter under Traineedagen förra veckan. Det var första gången Octapharma var med på Traineedagen och då jag var ansvarig för att organisera vårat deltagande (ett sådant där projekt man kan plocka på sig under sin traineetid) så var jag väldigt nervös och förväntansfull.

Jag tycker själv att dagen var fantastiskt lyckad, och det var väldigt inspirerande att träffa alla er studenter! Många hade bra frågor och det var kul att få berätta om mina erfarenheter av det senaste året på Octapharma. Att berätta för andra gör ju också att jag själv får reflektera över vad jag upplevt och lärt mig under programmet, och någonstans känns det väldigt avlägset att jag själv bara för ett år sedan var en nyfiken student med tusen frågor om hur allt fungerar.

Förutom monter hade vi också ett seminarie som jag höll i. Vi försökte hålla det avskalat och personligt och förhoppningsvis kunde vi ge en bra bild av hur det kan vara att vara trainee, både det bra och det som kan vara utmanande. Även här var åhörarna engagerade och intresserade och alla frågor bidrag till att göra seminariet så bra och åhöraranpassat som det blev.

Sammanfattningsvis var det en väldigt givande dag med många bra möten och jag och mina kollegor åkte hem med hesa röster och ömmande fötter efter att ha stått och pratat med alla härliga besökare hela dagen.

Tack för det! /Hanna

Förresten, om du var på Traineedagen och besökte oss är vi väldigt nyfikna på er feedback. Vad gjorde vi bra? Vad kan vi förbättra? Skicka gärna en kommentar!

Hej kära läsare,

Det är en stor ära att få göra ett gästspel här eftersom jag, precis som ni är hängiven följare av Hannas traineeblogg. Med en liknande tjänst delar jag förstås Hannas insikter och det är kul att läsa inlägg som man verkligen känner igen sig själv i.

Traineeprogrammet som vi går ger oss chansen att åka till nya spännande platser som en del i vårt program. I skrivande stund sitter jag i nord-Tyskland och tittar ut över lätt höstfärgade kullar och dimmiga fält, vilket faktiskt är utsikten från en av våra fabriker.

Alltså en lite annorlunda setting än Stockholmsfabriken. Fabriken som jag nu besöker under en månads tid för att få en inblick i hur produktionen här ligger i en mindre stad utanför Hannover.

Ett av syftena med våra lite längre utlandsplaceringar är att få insikt i hur olika arbetskulturer skiljer sig åt. Även om vi alla är européer så finns det skillnader, till och med mellan de tysktalande länderna så som Tyskland och Österrike finns det märkbara skillnader. I jämförelse med Sverige; ett tydligt exempel är formaliteter så som att man här talar som sina medarbetare som Herr och Frau, eller varför inte Herr Doktor eller Frau Doktor. Lite annan tyngd på titlar helt enkelt, även om man som utomstående blir lite förvirrad då de yngre generationerna börjar bli mer och mer informella. Alltså vet man inte helt enkelt vad som är rätt eller fel, bäst att vara på den säkra sidan!

Med formaliteterna, vilket ni som läst tyska säkert vet, så kommer också mycket artigheter. Det märks en tydlig skillnad från det svenska iväg slängda, ”God morgon”, då man här ofta hälsar på sina kollegor genom att ta i hand varje morgon. Ganska trevligt faktiskt! Ytterligare en observation är de stängda dörrarna, här är nästan alla dörrar alltid stängda. Alltså en stor skillnad mot den ”open-door policy” som existerar i Sverige. Jobbigt när det inte är glasdörrar och man måste tjuvlyssna för att inte dundra in på ett möte, eftersom man inte vet om dörren är stängd för att chefen faktiskt är upptagen eller inte.

Soluppgång i Springe, Tyskland

För att sammanfatta finns det faktiskt en hel del skillnader, kulturella så som organisatoriska, vilket är otroligt lärorikt att få se och uppleva. Det gör man ju på ett helt annat sätt när man faktiskt befinner sig på arbetsplats under en lite längre tid än vad man annars får chans till vid kortare besök.

Hoppas ni har njutit av läsningen så lämnar jag återigen över stafettpinnen till Hanna så ses vi på Traineedagen 2015!

Hälsningar Emil

My last blogposts have been a lot about how great it is to be a trainee and how much I learn at every new department. But what do I actually do every day? Here comes a summary of the previous week which I spent in the Purchasing department.

Monday

Telephone conference with the other sites about our ongoing CSR work. CSR stands for Corporate Social Responsibility. Issues included in CSR is for example how we can work in an environmentally friendly way, how we take care of our staff in a good way and that we do business in a fair way.

Tuesday

Ate cake. Our new recombinant product got FDA approval. This means that the product is approved for the American market, which of course is a big deal. To highlight the great work that a lot of our employees has put in to make this possible we all celebrated with cake.

Celebrating with cake

Wednesday

Project meeting. There are a lot of different projects going on at the site which involves people from different departments. Depending on which department I’m in I get to join some of these projects and follow the progress for a couple of weeks. Sometimes I get to join the same project again later on and see it from another department’s point of view.

Thursday

Follow-up meeting regarding department goals. All departments set goals for each year which should reflect on the corporate goals. From time to time we have meetings to follow up on how we are doing and what else we need to do to reach our goals.

Friday

Putting numbers into columns. In the middle of the week I emailed a form to a number of our suppliers and then these data had to be collected and questions from the suppliers had to be answered.

Other activities included this week was: answering emails, attending meetings, googling stuff, writing emails, mingling by the coffee machine, setting up meetings, trying to get hold of people I had questions for, emailing some more, using excel, googling how to do what I was trying to do in excel, getting hold of some of the people I had questions for, reading a lot of literature on purchasing, writing even more emails and attending some more meetings.

Last week was this year’s Trainee Day in Stockholm. 20 hopeful candidates for the corporate trainee program gathered for a day filled with information and exercises. The point of this day was both to evaluate the candidates to see which ones will fit the Trainee Program the best and also to give our top candidates the opportunity to get to know Octapharma better.

Me and my fellow Stockholm Trainee colleagues took part in this year’s Trainee Day to mingle with the candidates and to answer any questions they might have about the program. Since I was a candidate last year, and spent the day being really nervous about my performance, it was really nice to experience the day from another point of view. And I was really impressed with the candidates, they were interested and had thought through questions and made a really good impression.

What I thought was the best thing about the day, except of course for all the great candidates that I got to talk to, was the involvement in the day by the Octapharma staff. In addition to the corporate and local employees included in the different assessments employees from the different departments came by to talk to the new candidates and to answer questions. It shows that our staff is engaged in the program and thinks that it is important.

While still in the middle of the recruitment for this years trainee program we’re already looking forward and preparing for the next recruitment process. On October 2^nd we will attend Traineedagen in Stockholm and hopefully meet with a lot of great candidates for future trainee classes. Hope to see you there!

More info can be found at: http://www.traineedagen.se/2015/index.php

Something I’ve really come to appreciate during my time as a trainee is the importance of good colleagues. Sometime after a stay in a department when I think back on what made this department especially nice it often comes down to the people working there. Whether you found that the assignments and tasks at the department were of interest to you or not it is the people that will make you want to come back.

What it means to have good colleagues is of course depending on who you are and what people you are comfortable with. But as a trainee I think it has a lot to do with how you are welcomed into a new department, if people take the time to make you feel included. Since you don’t have a lot of time to get to know everyone, the first impression becomes very important.

Some people that have really made me feel welcome and included are my trainee colleagues here in Vienna. They have a really nice group of trainees here consisting not only of people from my trainee class but also former Corporate and local trainees. Already on my first day arriving here I was invited to come out to dinner with some of them, and since we’ve met for lunches and other trainee activities. It’s really been a great support to have them here, both in Octapharma related questions and as local guides. And even though I really like Vienna and the Octapharma site here it will be the other trainees that I will miss when I go home.

Octapharma Trainees with guests at dinner to celebrate last years trainne cless finishing their time as trainees