Snart är det dags för semester, och den får också markera halvtid för mina 18 månader som trainee. Jag tänkte passa på att dela med mig av lite reflektioner från den första halvan av programmet; varför jag sökte och hur jag tycker att mina förväntningar blivit mötta.

När jag började söka jobb förra våren så visste jag inte vad jag ville göra. Jag har en bakgrund som Civilingenjör i Molekylär Bioteknik, men har även läst en del affärsutveckling och det enda jag verkligen var säker på var att jag inte ville forska. Däremot ville jag gärna arbeta på ett företag där jag på något sätt fick användning av mina studier i bioteknik.

Som Uppsalastudent hade jag inte hört så mycket om Octapharma innan jag sökte mig hit, men jag tyckte att produkterna verkade intressanta, jag gillade den internationella prägeln på företaget och tyckte att att upplägget på traineeprogrammet verkade riktigt spännande, så jag sökte.

Jag försöker dra mig till minnes vilka förväntningar jag hade på programmet för att kunna jämföra dem med hur det faktiskt har varit, men jag tror att jag helt enkelt hade för lite kunskap om hur ett läkemedelsföretag faktiskt fungerar för att kunna ha några riktiga förväntningar. Men jag vet att jag trodde att det skulle vara lite som att vara på ett långt studiebesök, att jag liksom skulle se varje avdelning i organisationen utifrån. Men så har det inte varit, utan jag har verkligen fått lära mig organisationen innifrån och ut genom att delta i och se alla aktiviteter som utförs. Och på det sättet har jag också lärt känna människorna i organisationen.

När jag föreställde mig upplägget trodde jag nog att min tid skulle vara väldigt styrd under hela programmet så när jag fick höra att det ”bara” fanns en vecka planerad till valfri aktivitet tyckte jag att det lät väldigt lite. Och visst, det finns ett schema för vilka avdelningar jag ska vara på, och ja det är bara en vecka som är inplanerad för en annan valfri avdelning, men det finns väldigt stora möjligheter att påverka sin tid. Dels genom att påverka innehållet i de olika placeringarna om det är något man är särskilt intresserad av att lära sig och sen finns det alltid möjlighet att starta egna sidoprojekt om man vill och har tid.

En sak jag inte hade kunnat föreställa mig är i alla fall hur snabb inlärningskurvan är som trainee, hur fort alla ord och begrepp som jag inte förstod i början har blivit en del av min egen vokabulär och hur stor övergripande förståelse jag redan har fått för organisationen, även om det såklart fortfarande finns massor kvar att lära. Och titeln trainne öppnar dörrar till nästan allt som kan vara en del i inlärningen, i form av till exempel möten och internutbildningar. För att inte tala om allt man lär sig på fikarasterna av personer som varit länge i organisationen.

Men nu ska jag ta semester och vila hjärnan från alla nya intryck de senaste månaderna.

Trevlig sommar!

Hanna

Octapharmas fabrik och kontor på Kungsholmen i Stockholm

Soon I will be finished with my almost two month long stay at the Quality Department. As I wrote in an earlier blog post I didn’t know much about the Quality Unit before my stay here, and the reason for that is probably that they do so many different things so it is not the easiest thing to explain in a simple way.

The different parts of Quality Unit are apparently involved everywhere: From the control of every single plasma donation, through sampling in the different steps in production to assure that everything looks all right until finally they put together the documents necessary to release the final product. They also keep track on the current regulations (and make sure that we follow them), that we document changes and deviations in a correct way, educate the staff in GMP, conducting internal inspections, supports the production in quality matters and much more.

The diversity of the tasks performed in the Quality Unit means that almost no day these last couple of weeks has been the same as the one before. Some days I’ve been in one of the labs, learning about the different analytical methods used and how the receiving, analyzing and reporting of samples from production works. On other days I’ve been I meetings with representatives from other departments regarding changes or deviations in the production and learning a lot not only about quality but about the whole organization.

This diversity and the involvement of the different quality functions in all other areas of the company is something that made me feel that quality is so much more interesting than I thought it would be before I got to see it. And this is one of the reasons I think the trainee program is such a good experience, because you get to go into a department with a lot of prejudices of how it will be, maybe hard, uninteresting or just not for you, and get out on the other side with a completely different opinion.

Glad midsommar!

Cheers, Hanna

(On request I will try to write most of my post in English from now on)

So last week was our second Trainee Summit, this time in lovely Switzerland, outside of Zürich close to where the Octapharma Head office is located.

I have never been in Zürich before so on the way from the airport I took some time to stroll the city. It is so beautifully situated with the lake and the hills and some snowy Alps in the background.

View over Zürich

On the three day Summit the first day was devoted to Project Management. We had one of the project managers from our Vienna office joining us to give us an overview of the project management tools of XLPM. Since it was just a one day course the focus was on discussing different qualities of a good project manager as well as getting familiar with the different tools, words and documents of project management 

the Culture Map is a book about business culture in different countries which served as the basis for our discussions

Day two and three were spent discussing the themes of Business Culture in different countries and Situational Leadership. All of us trainees gave a presentation each on the business culture in the country we knew the best. Since we are such a diverse group we got to hear about business culture in Sweden, Switzerland, Austria, France, England as well as Russia and Brazil. As we will all visit and work at some of the other Octapharma plants and offices I think we all appreciated to get an inside view of what to expect when we get there.

Enjoying a break together

Between the lectures and presentations we got to spend a lot of quality time with each other enjoying the Hotel’s spa, nice dinners and the sunny weather that Switzerland offered this week. All in all we had a great couple of days together and I think we all got a great deal of insights on ourselves and on leadership that we take home with us to work with until the next summit.

Hope you all have a good week, Hanna

The beautiful view from the hotel

I förra veckan hade jag coachingmöte. Min coach heter Olivier och är också Octapharma-trainee, fast placerad i Frankrike, så vi brukar ha våra möten via telefon. En sak som blir uppenbart vid telefonmöten är hur mycket kroppspråket gör för kommunikationen. Jag och Olivier använder det engelska språket väldigt olika (min engelska lider fortfarande av mitt år i Kalifornien för 7 år sedan och Oliviers engelska har en distinkt fransk accent som jag tycker är lite svår) men när vi ses är detta inte alls ett problem på samma sätt som när vi pratar i telefon med varandra. Det har hänt mer än en gång att vi inser att vi pratar om helt olika saker.

Trots viss språkliga svårigheter har vi väldigt trevliga möten och kommer också fram till väldigt mycket vettigt. Vi delar med oss till varandra om situationer i arbetet när vi stött på problem, om saker vi tycker att vi kunde förbättra i vårat egna arbete men också om situationer vi tycker att vi hanterat på ett bra sätt. Därefter ger vi varandra tips och råd på hur vi kan hantera den där problematiska situationen annorlunda i framtiden eller hur vi på olika sätt kan hitta nya vägar för att utveckla oss själva i vårat arbete. Nästa möte får vi sedan redogöra för hur vi har lyckats använda dessa tips och vad det fick för resultat.

Vi tycker båda att det svåraste med coachingen är att komma ihåg att använda oss av de ideer och tips som dyker upp, det är inte det lättaste att ändra ett beteende. Men eftersom jag vet att jag måste ringa till Frankrike och avrapportera så går det ändå bättre att komma ihåg det än det hade gått om jag bara hade mig själv att rapportera inför. Så på så sätt tycker jag att jag får ut väldigt mycket mer av att ha en coach än vad jag trodde att jag skulle få, just för att jag tvingas tänka till kring mitt eget och även Oliviers beteende på ett annat sätt än jag annars hade gjort.

Slutsats: Alla borde ha en coach!

Jag tänkte avrunda med att uppmuntra dig som läser att komma med frågor eller förslag på ämnen du vill höra mer om kring hur det är att vara trainee eller om Octapharma, så ska jag försöka göra vad jag kan för att svara!

Hälsningar Hanna

Just nu är förberedelserna igång för en av höjdpunkterna på traineeprogrammet, nämligen nästa Trainee Summit. Så, vad är då en Trainee Summit? Jo, förutom introduktionsveckan är det de tre tillfällen under traineeprogrammet när vi träffas alla traineer för gemensam konferens och utbildning.

Mitt år är vi totalt nio traineer på Octapharma; tre i Stockholm, tre i Frankrike, två i Österrike och en i Schweiz. Senast vi träffades var i februari och då var vi på produktionssiten i Springe, Tyskland, vilket var kul eftersom ingen av oss är placerad där. Förutom att vi fick en rundvandring i fabriken så tillbringades största delen av tiden med föreläsningar och övningar på temat personlig utveckling och emotionell intelligens, vilket kändes både väldigt lärorikt och intressant.

Men den största behållningen av att åka på Summit är ju ändå att få träffa de andra traineerna. Vi som är placerade i Sockholm träffas ju nästan dagligen och har mycket utbyte av varandra, men det är ju väldigt värdefullt att utbyta tankar och idéer om programmet även med de andra traineerna. Dessa personer blir ju också ett bra framtida nätverk, som kanske framförallt kommer komma till nytta när vi ska ut på våra utlandsplaceringar under hösten. För att vi ska hinna lära känna varandra bättre har vi dels tid för att gå ut och äta tillsammans men vi har också alltid en gemensam team activity. Nu senast var vi i en musikstudio och spelade in en cover på låten Happy. Det var riktigt roligt, även om vi väl alla kände att vi valt rätt som inte satsat på en karriär inom musiken när vi hörde resultatet.

Om tre veckor är det alltså dags igen och då åker vi till huvudkontoret i Schweiz för att lära oss allt om ledarskap, och såklart ha väldigt kul tillsammans.

Såhär snygga var vi när vi var på fabriksbesök i Springe

Ny vecka har en tendens att betyda ny avdelning när man är trainee på Octapharma. Denna måndag var inget undantag. I början tyckte jag att det var lite påfrestande, det blev ju som att vara ny på jobbet varje måndag, lite nervöst och stelt. Men efter några månader har det blivit rutin, och det är oftast väldigt trevligt att komma till en ny avdelning. Det brukar bli en rundtur, genomgång av avdelningen och planeringen inför veckan. De flesta avdelningar börjar också morgonen med puls-möte, ett kort stående möte där aktuella händelser tas upp, och det brukar både vara ett bra tillfälle att få ett ansikte på folk och få lite inblick i vad som händer på avdelningen.

Förutom att varje ny avdelning såklart betyder nya arbetsuppgifter och nya kollegor så betyder det också nya fika och lunchrutiner. Som den koffeinberoende person jag är så tycker jag att det här är en ganska viktig del, och det är lite fascinerande att det inom ett och samma företag kan finnas så olika rutiner för detta. Vissa avdelningar har bestämda fika och lunchtider då alla fikar och äter tillsammans, vissa tar inga gemensamma fikaraster utan man tar en kaffe när man känner för det och dricker vid sitt skrivbord, vissa går ut och äter lunch, vissa har matlåda och så vidare. Min favorit hittills är den grupp som varje torsdag äter frukost tillsammans, väldigt mysigt!

Men, som sagt, i måndags var det alltså dags för ny placering. Denna gång på Quality Unit. Jag tycker det ska bli extra spännande att vara just på kvalitetsavdelningen för jag vet verkligen väldigt lite om vad de gör. När jag har varit inom produktionen så har jag kommit i kontakt med olika personer med ett Q i sina titlar, men vad dessa personer faktiskt gör och hur de olika funktionerna hör ihop har jag aldrig fått någon klar bild av. Men nu ska jag vara på kvalitetsavdelningen i två månader så jag har stora förhoppningar på att jag snart ska ha full koll, och ni lär få läsa mer om det framöver.

Hälsningar Hanna

Den här veckan och förra är jag på logistikavdelningen – godsmottagning och kontroll av inkommande gods. Jag kan väldigt lite om logistik. Jag har läst bioteknik och entreprenörskap och det ingick inte många ord om logistik i den utbildningen.

För att lära mig mer träffade jag en av våra projektledare som jobbar med hur vi ska anpassa våra logistiklösningar för att de ska fungera även för framtida behov. Det var riktigt spännande. Det var många bitar jag inte hade tänkt på att man behöver ta hänsyn till, till exempel att varor som kommer på en pall kanske packas om så att de tar mer eller mindre plats, att förseningar kan göra mer gods behöver förvaras och så vidare. Mycket pyssel och knåp helt enkelt och svårt att räkna på hur det kommer se ut om några år.

Dessutom har jag hunnit spendera lite tid i centrallagret som ligger i Märsta. Lagret i Märsta är nytt sedan i höst så det var kul att se hur långt de kommit men också vad som finns kvar att göra. Till Märsta kommer råvaror som ska till fabriken och även färdig produkt. En stor del av arbetet är också att provta alla råvaror. Alla burkar och påsar öppnas och prover skickas till labb innan de blir godkända att användas i produkt, så det samt att väga upp varor till produktion har jag fått hjälpa till med.

Mitt största intryck av logistikavdelningen är att det är mycket pappersarbete och dokumentation: Varor som ska föras in i lagret, märkas om och flyttas mellan lagerplatser. Prover ska märkas, temperaturdiagram från kyltransporter registreras, plocklistor göras och mycket, mycket mer. Allt detta är tidskrävande men också nödvändigt för att fastställa att vi kan producera säkra produkter, och eftersom det är högsta prioritet så måste det såklart genomsyra alla delar av verksamheten.

Glad valborg!

/Hanna

Välkommen till min blogg om min vardag som Corporate Trainee på Octapharma i Stockholm. Jag heter Hanna Ekelius och jag har varit på företaget sedan i oktober vilket betyder att jag har ett år kvar som jag hoppas kunna dela med mig av till er.

Som trainee på Octapharma roterar du mellan avdelningarna under 18 månader för att lära dig hur företaget fungerar, vad de olika avdelningarna gör, hur de hänger ihop och hur företaget styrs. Eftersom jag redan hunnit med sju månader av programmet tänkte jag börja med att summera lite vad jag har gjort hitills.

Då jag går den inriktning som heter Production & Engineering så har mina första månader främst varit inom produktionen. Dessa placeringar har både varit på olika supportavdelningar runt produktionen men också i själva fabriken. Att jobba skift, nätter och tidiga mornar med att hälla frusen plasma i stora tankar, blanda tusentals liter med buffert och driftövervaka processer som tar flera timmar var kanske inte riktigt det jag hade tänkt mig att göra efter fem års civilingenjörsstudier. Men att göra saker praktiskt är ett väldigt bra sätt att lära sig, och redan tidigt i programmet kände jag att saker jag lärt mig på en avdelning kom till nytta på nästa. Så även om det kändes lite tugnt där och då så känns det i efterhand som en väldigt värdefull erfarenhet att ha sett processerna och att ha lärt känna alla de människor som jobbar med dem.

På tal om människorna så har det blivit många möten på den här korta tiden. På sju månader har jag hunnit med nio avdelningar. På dessa har jag i sin tur arbetat med i runda slängar 20 olika skift och underavdelningar, varje avdelning och skift består av i snitt tio personer. Lägger man till chefer, specialister och andra personer runt omkring så har jag på något sätt arbetat med 250 personer under mina första månader på Octapharma. Det är absolut en av de största fördelarna med programmet, det fantastiska nätverket jag får på köpet. Det gör att jag trivs väldigt bra på företaget när jag kan hälsa på dem jag möter i korridorerna eller i kön till matsalen och det är en stor fördel när jag undrar något att veta vem jag ska vända mig till.

Hur tiden på de olika avdelningarna är upplagd har varierat väldigt mycket. På vissa avdelningar har jag helt enkelt fått delta i det dagliga arbetet, lite som en nyanställd som ska introduceras i arbetet. Andra gånger får jag tillbringa en dag eller några timmar med varje person på avdelningen som berättar vad deras roll innebär och i vissa fall har jag fått ett eget projekt att arbeta med. Det är chefen för varje avdelning som bestämmer hur upplägget ska se ut, så varje måndag morgon då jag kommer till ett nytt ställe blir det lika spännande att se vad som kommer hända just den veckan.

Sådär, det var en liten introduktion till programmet och vad jag gjort sedan jag började, så kommer jag berätta mer om det vardagliga livet som trainee i kommande inlägg!

Trevlig helg!

Hanna