Lately there has been a lot of work-related travelling. My suitcase has been standing ready in the hallway at all times, my eurobonus card is happy and my friends has started to get tired of me answering “sorry, I can’t meet up this week, I’m in Germany”.

Having a job that allows me to travel a lot has always been something that I would like to experience, and it was one of the reason why I applied for the Octapharma trainee program in the first place. And even though it includes a lot of my two least favorite activities: packing and unpacking, I really enjoy it.

Hardworking French and Swedish trainees in Lachen, Switzerland.

It can be hard to keep your routines from home when you travel a lot, but travelling gives me new routines as well. All the time spent at airports, airplanes and trains gives me time to read a lot of books which I don’t have time for otherwise and when I don’t have my friends to hang out with I bring my trainers so that I can exercise, something that I often down-prioritize at home because there is always so many other things going on.  

Just like the placements in Stockholm there is a big variation in the tasks and experiences at the different off site placements. One week can be about strategic market decisions and budget, like when me and my production trainee colleagues visited our Head office for a week, and the next week you fold and pack 2000 cartons for our finished products, like me and my colleague Emil did the other day at our packaging and distribution center in Dessau.  

Both above mentioned tasks are interesting in their own way. Being at the corporate office gives you a better understanding for the company as a whole. But on the other side it has been great seeing the packaging of the products, because even if I have been in the production facility in both Stockholm and Vienna and seen how our products are made I don’t think I have ever felt closer to the end customer than when I can actually see the finished box that will be delivered from Dessau to our patients. And honestly, how many chances in the future will I have to be part of an assembly line? As with working night shifts in the production I choose to think about this as a once in a lifetime opportunity, and a valuable experience.  

Now I’m leaving for the airport again, and the next time I write it will be from Heidelberg.

Cheers!

Hanna

Me and Emil sightseeing in Berlin while visiting our site in Dessau.

Cooking-class as teamactivity on our latest Trainee Summit in Heidelberg.

Visiting Zürich with our French trainee colleagues

Enjoying a nice dinner in Heidelberg at Trainee Summit

During the trainee program I’ve had a lot of time to think about the above question. The input to my thoughts has been both assignments during the Trainee Summits, literature and of course meeting the different leaders and managers in the organization. It is a huge opportunity to work with as many managers as we do during these 18 month; from the shift leaders we work with in production, the department managers we report to at every new placement to the monthly lunches with our General Manager.

To work with so many leaders at different levels in the organization really gives you a smorgasbord of great leadership examples to learn from. Leaders are individuals like everyone else with different qualities, experiences and different groups to led, so of course their way of doing their job will be different.

Previously I’ve been under the impression that being a good leader is a lot about yourself, identifying and developing your own “leadership toolbox”. And of course it has a lot to do with who you are and to work on your own personal traits, but I’ve recently realized how much being a good leader has to do with knowing and understanding the people reporting to you.

To me, the best leader is the person who recognizes the individuals in a group and what they need from you to perform their best, rather than what you need from them. This person knows their employees potential and makes you see your own potential. Like when you walk into your boss’s office to get an answer and after getting a few well though through questions end up finding the solution yourself. Isn’t that the greatest feeling? You walk away feeling good about yourself and bringing a lot of new self-confidence into your next task.

Of course there are a lot of other characteristics and behaviors you are looking for in your dream boss. But I would like to recommend a very simple book about leadership called the One Minute Manager by Ken Blanchard and Spencer Johnson. The principle of the book is that if the employee is really sure of what his or her responsibilities are the manager’s job will be done and she or he can spend their time doing other things than following up on their employees work all the time. This is accomplished by setting one-minute goals and performing one-minute praisings and one-minute reprimands. I love the simplicity of the model, and weather you believe in it or not it gives a new perspective of what a manager is.

I wouldn’t say that we have a lot of One Minute Managers at Octapharma, but one big advantage you have as a trainee is that you get to work for every manager, before you apply for a permanent position at his or her department. That is an opportunity you don’t usually get when you apply for a new position. And now when we’ll soon start looking for our future role at Octapharma that is a very interesting aspect to take into consideration.

Have a great week!

Hanna

Hej på er!

Nu har jag överlevt mina första 2 veckor som Stockholmare; ta tunnelbanan i stället för spårvagn och hitta till Ica Maxi, gymmet och fler viktiga ställen. Men det mest intressanta som jag har gjort det sista 2 veckorna var att börja som Corporate trainee på Octapharma.

Det har varit mycket att se och lära sig, nya människor som är intresserade av att lära känna dig och berätta för dig vad de gör inom företaget.

Traineeresan började med en introvecka i Wien, där alla 10 Corporate trainees träffades och lyssnade på föreläsningar från chefer och ledarpersoner inom företaget. Vi fick även en bra rundvandring runt produktionen och labben de har där.

Det var väldigt kul att träffa alla traineerna igen, för på traineedagen (sista steget i rekryteringsprocessen) när vi träffades sist var det väldigt mycket nervositet i luften. Dagarna vi spenderade i Wien var ganska schemalagda, men vi hade ändå tid att mingla och lära känna varandra bättre, i slutet tyckte jag det var synd att vi inte kommer att spendera mer tid tillsammans, eftersom vi kommer att jobba i olika länder.

En sak som jag tyckte var väldigt bra och som jag inte hade förväntat mig var hur många högt uppsatta personer inom företaget som la tid på att komma och träffa oss, man kände sig varmt välkommen i företaget och man såg hur mycket folket inom företaget bryr sig om oss traineerna – väldigt positiv atmosfär.

Efter corporate introveckan fick vi traineer i Stockholm en introvecka på siten, som innebar att träffa ännu mer folk och lyssna på fler intressanta föreläsningar och gå baskurser som behövs på en arbetsplats som detta.

De sista 2 veckorna har varit väldigt roliga, jag har känt mig varmt välkommen och ser fram emot att börja min första rotation inom produktionen nästa vecka.

-Halldis

Om ett par veckor kommer min traineeklass att ha vår sista Trainee Summit. Till dess har vi i grupper fått i uppgift att förbereda en workshop som vi ska genomföra med de andra i klassen som deltagare. Min grupp ska göra en workshop på temat Emotionell Intelligens (EQ), som har varit ett återkommande tema under hela programmet – både i rekryteringsprocessen till programmet och under tidigare Summits.

Det finns spaltmeter skrivna om Emotionell Intelligens för den som är intresserad av att läsa, men i korthet handlar det om hur man identifierar sina egna och andras känslor, att sätta ord på dem och agera utifrån dem i sociala situationer. Väldigt förenklat så skulle vi kunna jämföra det med det som vi kallar social kompetens. Och just för att det har varit en så stor del av det vi gjort under programmet så känns det både roligt och utmanande att försöka sätta ihop en workshop kring ämnet.

Att vara trainee handlar mycket om att arbeta med sig själv och genom att ständigt utvärdera sin egen prestation på de olika avdelningarna samt bli utvärderad så lär vi oss mycket om oss själva. Vi lär oss i vilka situationer vi fungerar bra och när vi inte gör det. Sedan får vi våra coachingtillfällen samt Summits att fundera på och diskutera hur vi kan hantera utmanande situationer bättre och fortsätta utvecklas.

Under min senaste coaching så pratade vi just om hur mycket vi har utvecklats det senaste året, och att vi genom att ha mål för vår utveckling undermedvetet jobbar med dem även om vi inte dagligen aktivt tänker att: Idag ska jag förbättra min Emotionella Intelligens. Något vi också pratade om var hur synd det vore om vi helt tappade det här tänket när vi om sex månader är klara med programmet. Jag kan tänka mig att det lätt blir så när vi får våra första riktiga tjänster och man kastar sig huvudstupa in i alla nya arbetsuppgifter, att tiden för reflektion blir lidande.

Därför hoppas vi att vi under vår workshop kan komma med praktiska tips och råd på hur vi alla kan fortsätta jobba med vår egen utveckling efter programmet. Så att det inte blir som när man varit på en kurs och kommer därifrån med stora visioner som snabbt drunknar i vardagens alla måsten. Förutom dessa praktiska tips så hoppas jag att vi kan försöka påminna varandra och hjälpas åt för att faktiskt hålla det här arbetet igång.

Som med mycket annat är det lätt att säga hur man ska göra, men en annan sak att leva upp till dem. Så vi får se hur det går, men det finns ju en psykologisk effekt i att berätta för många om sina planer, och att det då är större chans att det blir av. Vi får se, jag får återkoppla framöver och berätta hur det faktiskt blev.

Hoppas alla får en trevlig vecka!

Hanna

Jag tänkte passa på att tacka alla härliga studenter som kom förbi vår monter under Traineedagen förra veckan. Det var första gången Octapharma var med på Traineedagen och då jag var ansvarig för att organisera vårat deltagande (ett sådant där projekt man kan plocka på sig under sin traineetid) så var jag väldigt nervös och förväntansfull.

Jag tycker själv att dagen var fantastiskt lyckad, och det var väldigt inspirerande att träffa alla er studenter! Många hade bra frågor och det var kul att få berätta om mina erfarenheter av det senaste året på Octapharma. Att berätta för andra gör ju också att jag själv får reflektera över vad jag upplevt och lärt mig under programmet, och någonstans känns det väldigt avlägset att jag själv bara för ett år sedan var en nyfiken student med tusen frågor om hur allt fungerar.

Förutom monter hade vi också ett seminarie som jag höll i. Vi försökte hålla det avskalat och personligt och förhoppningsvis kunde vi ge en bra bild av hur det kan vara att vara trainee, både det bra och det som kan vara utmanande. Även här var åhörarna engagerade och intresserade och alla frågor bidrag till att göra seminariet så bra och åhöraranpassat som det blev.

Sammanfattningsvis var det en väldigt givande dag med många bra möten och jag och mina kollegor åkte hem med hesa röster och ömmande fötter efter att ha stått och pratat med alla härliga besökare hela dagen.

Tack för det! /Hanna

Förresten, om du var på Traineedagen och besökte oss är vi väldigt nyfikna på er feedback. Vad gjorde vi bra? Vad kan vi förbättra? Skicka gärna en kommentar!

Hej kära läsare,

Det är en stor ära att få göra ett gästspel här eftersom jag, precis som ni är hängiven följare av Hannas traineeblogg. Med en liknande tjänst delar jag förstås Hannas insikter och det är kul att läsa inlägg som man verkligen känner igen sig själv i.

Traineeprogrammet som vi går ger oss chansen att åka till nya spännande platser som en del i vårt program. I skrivande stund sitter jag i nord-Tyskland och tittar ut över lätt höstfärgade kullar och dimmiga fält, vilket faktiskt är utsikten från en av våra fabriker.

Alltså en lite annorlunda setting än Stockholmsfabriken. Fabriken som jag nu besöker under en månads tid för att få en inblick i hur produktionen här ligger i en mindre stad utanför Hannover.

Ett av syftena med våra lite längre utlandsplaceringar är att få insikt i hur olika arbetskulturer skiljer sig åt. Även om vi alla är européer så finns det skillnader, till och med mellan de tysktalande länderna så som Tyskland och Österrike finns det märkbara skillnader. I jämförelse med Sverige; ett tydligt exempel är formaliteter så som att man här talar som sina medarbetare som Herr och Frau, eller varför inte Herr Doktor eller Frau Doktor. Lite annan tyngd på titlar helt enkelt, även om man som utomstående blir lite förvirrad då de yngre generationerna börjar bli mer och mer informella. Alltså vet man inte helt enkelt vad som är rätt eller fel, bäst att vara på den säkra sidan!

Med formaliteterna, vilket ni som läst tyska säkert vet, så kommer också mycket artigheter. Det märks en tydlig skillnad från det svenska iväg slängda, ”God morgon”, då man här ofta hälsar på sina kollegor genom att ta i hand varje morgon. Ganska trevligt faktiskt! Ytterligare en observation är de stängda dörrarna, här är nästan alla dörrar alltid stängda. Alltså en stor skillnad mot den ”open-door policy” som existerar i Sverige. Jobbigt när det inte är glasdörrar och man måste tjuvlyssna för att inte dundra in på ett möte, eftersom man inte vet om dörren är stängd för att chefen faktiskt är upptagen eller inte.

Soluppgång i Springe, Tyskland

För att sammanfatta finns det faktiskt en hel del skillnader, kulturella så som organisatoriska, vilket är otroligt lärorikt att få se och uppleva. Det gör man ju på ett helt annat sätt när man faktiskt befinner sig på arbetsplats under en lite längre tid än vad man annars får chans till vid kortare besök.

Hoppas ni har njutit av läsningen så lämnar jag återigen över stafettpinnen till Hanna så ses vi på Traineedagen 2015!

Hälsningar Emil

My last blogposts have been a lot about how great it is to be a trainee and how much I learn at every new department. But what do I actually do every day? Here comes a summary of the previous week which I spent in the Purchasing department.

Monday

Telephone conference with the other sites about our ongoing CSR work. CSR stands for Corporate Social Responsibility. Issues included in CSR is for example how we can work in an environmentally friendly way, how we take care of our staff in a good way and that we do business in a fair way.

Tuesday

Ate cake. Our new recombinant product got FDA approval. This means that the product is approved for the American market, which of course is a big deal. To highlight the great work that a lot of our employees has put in to make this possible we all celebrated with cake.

Celebrating with cake

Wednesday

Project meeting. There are a lot of different projects going on at the site which involves people from different departments. Depending on which department I’m in I get to join some of these projects and follow the progress for a couple of weeks. Sometimes I get to join the same project again later on and see it from another department’s point of view.

Thursday

Follow-up meeting regarding department goals. All departments set goals for each year which should reflect on the corporate goals. From time to time we have meetings to follow up on how we are doing and what else we need to do to reach our goals.

Friday

Putting numbers into columns. In the middle of the week I emailed a form to a number of our suppliers and then these data had to be collected and questions from the suppliers had to be answered.

Other activities included this week was: answering emails, attending meetings, googling stuff, writing emails, mingling by the coffee machine, setting up meetings, trying to get hold of people I had questions for, emailing some more, using excel, googling how to do what I was trying to do in excel, getting hold of some of the people I had questions for, reading a lot of literature on purchasing, writing even more emails and attending some more meetings.

Last week was this year’s Trainee Day in Stockholm. 20 hopeful candidates for the corporate trainee program gathered for a day filled with information and exercises. The point of this day was both to evaluate the candidates to see which ones will fit the Trainee Program the best and also to give our top candidates the opportunity to get to know Octapharma better.

Me and my fellow Stockholm Trainee colleagues took part in this year’s Trainee Day to mingle with the candidates and to answer any questions they might have about the program. Since I was a candidate last year, and spent the day being really nervous about my performance, it was really nice to experience the day from another point of view. And I was really impressed with the candidates, they were interested and had thought through questions and made a really good impression.

What I thought was the best thing about the day, except of course for all the great candidates that I got to talk to, was the involvement in the day by the Octapharma staff. In addition to the corporate and local employees included in the different assessments employees from the different departments came by to talk to the new candidates and to answer questions. It shows that our staff is engaged in the program and thinks that it is important.

While still in the middle of the recruitment for this years trainee program we’re already looking forward and preparing for the next recruitment process. On October 2^nd we will attend Traineedagen in Stockholm and hopefully meet with a lot of great candidates for future trainee classes. Hope to see you there!

More info can be found at: http://www.traineedagen.se/2015/index.php

Something I’ve really come to appreciate during my time as a trainee is the importance of good colleagues. Sometime after a stay in a department when I think back on what made this department especially nice it often comes down to the people working there. Whether you found that the assignments and tasks at the department were of interest to you or not it is the people that will make you want to come back.

What it means to have good colleagues is of course depending on who you are and what people you are comfortable with. But as a trainee I think it has a lot to do with how you are welcomed into a new department, if people take the time to make you feel included. Since you don’t have a lot of time to get to know everyone, the first impression becomes very important.

Some people that have really made me feel welcome and included are my trainee colleagues here in Vienna. They have a really nice group of trainees here consisting not only of people from my trainee class but also former Corporate and local trainees. Already on my first day arriving here I was invited to come out to dinner with some of them, and since we’ve met for lunches and other trainee activities. It’s really been a great support to have them here, both in Octapharma related questions and as local guides. And even though I really like Vienna and the Octapharma site here it will be the other trainees that I will miss when I go home.

Octapharma Trainees with guests at dinner to celebrate last years trainne cless finishing their time as trainees

Right after my vacation I packed my bags and moved to Vienna for my first placement at another site than Stockholm. I will be based in Vienna for almost four weeks and during this time I will visit the production department here.

I have arrived in the middle of the summer shutdown when maintenance work is done to large parts of the production area. So yesterday I got the chance to move around in what is usually the cleanest area of the company, the filling of the products, but which is now a construction site. Everywhere people are painting, drilling, doing electrical work and replacing parts and the work has been thoroughly planned to be done in the short weeks that the production is closed.

I have also spent some time this week in the part of the production which is still running. The Stockholm and the Vienna site are more or less producing the same products but even though the production steps are the same it is very different here. I try to focus on learning how routines and organization differ between the sites so that maybe we could learn from each other in some aspects. Even though I don’t speak German and my colleagues here in production doesn’t speak a lot of English everyone is really helpful and trying to explain the best they can.  And I’m sure that even though everything is really new and a bit confusing now in the beginning I will soon know everything there is to know about the Vienna production plant. And I might learn some German on the way as well.

Auf Wiedersehen

Hanna